Bokföringslagen om kvitton, fakturor "verifikationer"

Som företagare måste man kunna bevisa att du haft de utgifter du påstår, och enligt bokföringslagen ska du dokumentera alla affärshändelser genom en verifikation i bokföringen. En verifikation kan vara ett kvitto eller något annat som innehåller all nödvändig information om affärshändelsen.

Enligt bokföringslagen ska ett kvitto sparas i den form det togs emot. Med andra ord ska papperskvittot sparas i pappersform och det digitala kvittot i digital form. 

Om man fotat ett papperskvitto behöver papperskvittot endast sparas i 3 räkenskapsår om det finns en digital kopia som sparas i 7 räkenskapsår.

Verifikationen ska minst innehålla följande uppgifter: 
- köpare 
- säljare 
- datum när verifikationen sammanställdes 
- datum när affärshändelsen inträffade 
- vad affärshändelsen avser 
- beloppet med moms specificerad 
 

”Enligt bokföringslagen (7 kap. 6 §) får räkenskapsinformation föras över från ett material (t.ex. papper) till ett annat (t.ex. ett maskinläsbart medium). Det är alltså möjligt att genom fotografering eller skanning överföra räkenskapsinformationen som tagits emot i pappersform till elektronisk form. Den mottagna handlingen (pappersdokumentet) får dock förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.” 

varje affärshändelse ska dokumenteras genom en verifikation. En verifikation kan vara ett kvitto, en faktura, ett kontoutdrag eller annat underlag som innehåller information om affärshändelsen. 

Har du tagit emot ett digitalt kvitto som du vidarebefordrat till Fortnox ska även detta sparas digitalt i 3 räkenskapsår om en digital kopia finns.



Hur företaget arkiverar dessa kvitton är upp till organisationerna själva.